Аппарат Уполномоченного провел семинар для бизнеса по вопросам электронного кадрового документооборота

Использование государственной цифровой платформы «Работа в России» позволяет работодателям более плавно отказаться от использования бумажных документов при оформлении трудовых отношений. Об этом в ходе семинара «Применение кадрового электронного документооборота в организации», организованного аппаратом Уполномоченного при Президенте России по защите прав предпринимателей, сообщила руководитель службы персонала ООО «ЦОТ НСС Консалт» Дарья Смирнова.

Как известно, с 22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе Российской Федерации действуют изменения, по которым работодатель и работник могут обмениваться кадровыми документами в электронной форме, не дублируя их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

Речь идет о следующих документах: трудовой договор, в т.ч. срочный; ученический договор; договор о полной материальной ответственности; приказ на отпуск; распоряжение об отправке в командировку и др.

Есть и исключения, оговоренные в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. КЭДО нельзя применять при оформлении:

∙ трудовых книжек (если работник настаивает на сохранении исключительно бумажного варианта);

∙ сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;

∙ акта о несчастном случае на производстве (он составляется по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);

∙ приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);

∙ документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

«Переход на электронный кадровый документооборот не обязателен, каждый работодатель самостоятельно взвешивает для себя его плюсы и минусы, - отметила Дарья Смирнова. – Впрочем, массовый перевод сотрудников на удаленную работу, начавшийся в пандемию и сохраняющий свою актуальность и сейчас, естественным образом обостряет интерес бизнеса к КЭДО. Если решение все-таки принято, работодатель должен локальным нормативным актом определить информационную систему для его ведения.

Помимо коммерческих электронных сервисов, работодателям в этом плане доступна государственная цифровая платформа «Работа в России». Доступ к ней можно получить, в том числе и через портал госуслуг. Особо стоит отметить, что расходы на получение работником усиленной квалифицированной электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование должен нести работодатель, однако в рамках платформы «Работа в России» сотруднику достаточно простой электронной подписи в информационной системе работодателя».